ALLGEMEIN, CORONA, IM EINSATZ

Corona-Pandemie 2020: Was haben wir aus der Krise gelernt?

Interview

Dr. Sophie von Preysing, Regional- und Landesgeschäftsführerin NRW, und Thomas Fecker, Leiter des Krisenstabes NRW und Leiter Notfallvorsorge im Bistum Münster, beantworten Fragen zum Lernen aus der Pandemie.

Während die Corona-Pandemie im Frühsommer eine erste kurze Verschnaufpause möglich gemacht hatte, haben Sie die Mitglieder der diözesanen Krisenstäbe und des regionalen Krisenstabs NRW strukturiert befragt, was in der ersten Phase dieses Einsatzes, der in dieser Form für uns alle Neuland war, gut und nicht so gut lief. Was haben Sie von dieser Befragung erwartet?

Dr. Sophie von Preysing: Ich bin überzeugt, dass wir alle in den zurückliegenden Monaten hervorragende Arbeit geleistet haben und das auch nach wie vor tun. Aber wir haben im laufenden Prozess auch gesehen, dass wir einiges weiter optimieren können und müssen, um weiterhin gut aufgestellt zu sein und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal einsetzen zu können. Der persönliche Eindruck der diversen Krisenstabsmitglieder, die ganz nah dran waren an den Entscheidungen und Prozessen der ersten Phase dieser Pandemie, ist daher für mich als Regional- und Landesgeschäftsführerin extrem wichtig. Und ich bin sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Nicht nur, weil wir eine sehr hohe Rücklaufquote erreicht haben (Anmerkung: 44 ausgefüllte Bögen), sondern auch inhaltlich viele wertvolle Einschätzungen und Hinweise erhalten haben.

Thomas Fecker: Für mich als Leiter des Krisenstabes sind natürlich Antworten auf Fragen zur Struktur der Stabsarbeit, Kommunikation im Einsatz und Transparenz von Entscheidungen des Krisenstabes NRW eminent wichtig für unsere weitere Arbeit. Und diese Antworten habe ich erhalten, was mich sehr freut. Diese Abfrage zu „Lessons learned“ und die darauffolgende Diskussion der Ergebnisse war auf jeden Fall weiterführend, wichtig und richtig.

Unterm Strich – was lief besonders gut aus der Sicht der Befragten?

Preysing: Quer durch die Bank war die Erleichterung zu spüren, dass keine Infektionsherde innerhalb der Malteser oder unter Kunden, betreuten Menschen und Patienten ausgelöst wurden. Übrigens ein Ziel von uns, das wir ganz zu Anfang im März auch so formuliert haben. Allgemein waren die Befragten stolz auf die Leistungsfähigkeit und Schnelligkeit der Organisation unter diesen besonderen Voraussetzungen der Lage. Sie waren aber auch zufrieden mit ihrer eigenen Lernfähigkeit und Selbstorganisation, besonders im Homeoffice und mit der doch immer noch neuen Form digitaler Kommunikation.

Fecker: Mich hat besonders gefreut, dass ausnahmslos alle Kolleginnen und Kollegen in einer ähnlichen Situation wieder mit dabei sein möchten. Dieser Teamgeist hat mich von Anfang an begeistert und motiviert.

In dieser ersten Phase waren es hauptsächlich Kolleginnen und Kollegen aus dem Hauptamt, die in die Arbeit der Lagezentren und des Krisenstabes eingebunden waren. Viele ausgebildete Führungskräfte aus dem Ehrenamt kamen hier nicht zum Einsatz. Auch das war immer wieder Thema. Inwieweit beschäftigt auch Sie diese Frage?

Preysing: Das beschäftigt mich sehr. Es zeichnet uns Malteser ja aus, dass Haupt- und Ehrenamt eng zusammenarbeiten, gerade auch in Krisen. Hierin liegt unsere besondere Stärke und das Miteinander gehört zu unserem Grundverständnis. Es geht hier aber auch um das Thema Wissensmanagement. Wir hatten ja mit Dr. Frank Marx einen ausgewiesenen Experten aus dem Ehrenamt im Krisenstab und über unsere Fachberater aus den Referaten Ehrenamt in den Diözesen auch regelmäßig Fühlung an die Basis. Aber natürlich darf Rücksichtnahme auf persönliche Verfügbarkeit keinen Einfluss auf die Arbeit des Krisenstabes haben. Das muss uns allen klar sein.

Fecker: Fakt ist aber auch, dass gerade unsere Führungskräfte im Ehrenamt aus dem Bereich Notfallvorsorge in ihren jeweiligen Bereichen vor Ort gebraucht wurden und operativ wichtige Aufgaben wahrgenommen haben. Allein schon daraus ergab sich eine sehr gute Zusammenarbeit mit den zuständigen Lagezentren. Für uns alle war und ist diese Krise Neuland und eine Bewährungsprobe.

Wie haben die Befragten dieses Neuland betreten? Die Umstellung vom Normalbetrieb auf Krisenmodus dürfte vielen Kolleginnen und Kollegen schwergefallen sein.

Fecker: Die Mitarbeitenden in den Krisenstäben auf Diözesan- und Landesebene hatten unterschiedliche Erfahrungen in der Stabsarbeit. Es kam zu Selbsteinschätzungen von „wenig Erfahrung“ bis „umfangreiche Erfahrungen“. Aus dem Katastrophenschutz kommenden Kolleginnen und Kolle- gen gelang es leichter, sich in die Strukturen einzufinden, als bei Mitarbeiten- den aus den sozialen Bereichen. Bei allen zeigte sich nach eigenen Angaben jedoch eine steile Lernkurve, so dass auch der Umgang mit Formularen und die Kommunikation im Verlauf der Arbeit optimiert wurden. Erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die weniger erfahrenen „an die Hand“ genommen.

Preysing: Bei allen Startschwierigkeiten waren die Aufgaben im Krisenstab NRW klar verteilt und wurden von Beginn an gut kommuniziert. Dagegen zeigten aber auch die Erfahrungen in der Krise, dass Parallelstrukturen auf fachlicher Ebene zwischen den verbandlichen Ebenen die Reaktionsschnelligkeit natürlich erhöhen können. Diese Schnelligkeit darf aber nicht auf Kosten der Stabs-Kommunikation gehen. Hier haben wir dazugelernt. Auch die Live-Schaltung in der Dokbox von bundesweit verbindlichen Verfahrensanweisungen, wie z.B. zum Einsatz von vulnerablen Mitarbeitenden, war und bleibt eine Herausforderung. Es ist toll, dass wir digital so gut aufgestellt sind und entsprechende Transparenz zu Maßgaben der übergeordneten Ebenen haben. Die Diözesen und Bezirke hatten aber phasenweise enormen Druck, mit der entsprechenden Operationalisierung hinterherzukommen. Auch wenn das mehrheitlich „über Nacht“ gelang, gab es immer wieder vereinzelt Kritik, dass es nicht schnell genug sei. Gegenseitiges Verständnis, Disziplin und eindeutige Regeln auf allen Ebenen sind hier wichtig.

Krisenstab und Lagezentren haben in erster Linie digital und virtuell gearbeitet. Hat das funktioniert?

Fecker: Auch wenn die Digitalisierung in unserer Stabs-Ausbildung für Führungskräfte und in unserem allgemeinen Büroalltag bis Anfang März noch nicht die Rolle gespielt hat, die sie sich dann schließlich genommen hat, hat es funktioniert. Sogar sehr gut. Unsere IT-Tochter SoCura hat da einen großen Anteil am Erfolg unserer Arbeit. Das möchte ich gerne an dieser Stelle erwähnen. Wir haben in diesem Punkt nicht nur einen Quantensprung gemacht, sondern auch gezeigt, dass Stabsarbeit virtuell funktioniert. All diese Erfahrungen fließen übrigens in unsere Aktualisierungen der Pandemie-Pläne mit ein.

Preysing: Die Befragten gaben in hohem Maße an, sich insbesondere in digitaler Kommunikation, Online-Meetings und Videokonferenzen Fähigkeiten angeeignet zu haben. Sich unter Hochdruck in neue Aufgaben einarbeiten und priorisieren, das hat meines Erachtens sehr gut funktioniert. Das spricht auch für die hohe Motivation unserer Kolleginnen und Kollegen. Tag für Tag. Persönliche Nähe kann durch Technik nicht ersetzt werden. Aber erfolgreich arbeiten kann ich damit. Das hat in diesem Jahr auch zu einer Perspektiv-Veränderung über den Gesamtverband geführt. Eine Bundesversammlung online, virtuelle Pfingstlager der Jugend, Helferabende in TEAMS und ZOOM – Anfang dieses Jahres noch völlig utopisch, jetzt Alltag.

Was nehmen Sie mit aus der Befragung?

Preysing: Dankbarkeit für so eine engagierte Teamleistung und ein konstruktives Feedback. Im Rahmen der Pandemie-Planung haben wir nun auch standardisierte Prozesse und Dokumente fertiggestellt. Die Diözesen haben sich im Laufe der Krise sehr gut aufgestellt, viel gelernt und dies auch in entsprechende Pandemie-Pläne einfließen lassen. Heute haben die Diözesen wieder viel mehr Verantwortung und Gestaltungsspielraum als zu Beginn der Krise, als der Krisenstab NRW eingerichtet wurde. Das ist gut so! Die erarbeiteten Pandemie-Pläne sind aktiviert, die jetzt erforderlichen Maßnahmen werden umgesetzt. Allerdings bringt die aktuelle Phase der Pandemie wieder viele neue Erkenntnisse und Fragestellungen. Somit werden wir nicht darum herum kommen, unsere Pandemie-Pläne demnächst schon wieder zu überprüfen und weiterzuentwickeln. Es zeigt sich, dass uns eine Pandemie-Planung einen guten Rahmen geben kann; für viele von uns heißt es dennoch auch „Leben in der Lage“. Regelmäßige Übungen in der (Krisen)Stabsarbeit in Verantwortung der Regionalebene sollen ab 2021 helfen, genau hierbei noch mehr Sicherheit zu gewinnen. Gegenüber der Bundesebene haben wir angeregt, digitale Alternativen in Stabs- und Führungsausbildung mit aufzunehmen. Virtuell erfolgreich zu kommunizieren und zu führen, ist das Gebot der Stunde. Gliederungen und Geschäftsstellen vor Ort werden gebeten, ihren Blick auf kommunale Stäbe im Umfeld zu richten und ihr Netzwerk zu stärken.

Fecker: Hinzu kommt, dass ein klarer Kommunikationsplan Bestandteil der Pandemie-Planung der Diözesen sowie der Region sein wird. Wir haben aber auch den Gesamtkomplex mobiles Arbeiten völlig neu bewerten müssen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Sicherheit haben und ihre Grenzen erkennen können. Diese Krise ist nach wie vor eine große Herausforderung für uns alle.

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